Gjennomføringen av festivalen
Tusenvis av mennesker samlet på ett sted på kort tid, vil naturlig nok påvirke nærmiljøet. Festivalen legger alt til rette for at gjennomføringen skal bli så behagelig som mulig for alle
By the Pond er en musikkfestival i Sandefjord, som arrangeres for første gang sommeren 2024. Profilen og atmosfæren appellerer til voksne festivalgjengere og aldersgrensen er satt til 20 år.
- Hvor: Bugårdsparken
- Dato: 26. og 27. juni
- Åpningstider: 13.30 - 24-00
- Spilletider: 14.00 - 23.00
Selve konsertområdet, altså der artistene spiller, er gressletta mellom Jotunhallen og svømmehallen. I tillegg etablerer vi sitteplasser utenfor Jotunhallen, ned mot Bugårdsdammen. Dette blir et roligere område, uten installeringer av høyttaleranlegg. I dette området finner du diverse konseptbarer, kunstgalleri og blomsterbinderverksted. Et fint sted for den som vil ha en liten pause fra musikk og folkeliv.
Riggeperiode og tilgjengelighet
Vi starter med rigg og områdesikring mandag 17. juni. Parken holdes åpen så lenge som mulig, men enkelte områder stenges ned for besøkende etter hvert som riggingen går sin gang. Parkeringsplassene er noe av det første som sperres av. Turstien rundt dammen holdes åpen i sin helhet fram til to dager før festival. Deretter stenges halvdelen fra grusplassen ved Parkensenteret og rundt til tennisbanene. Mesteparten av turstien brukes ikke av festivalen. Vi minimerer biltrafikk inn fra Stadionveien, og det er kun mulig å kjøre her med særskilt tillatelse når det nærmer seg festival. Beboere får utlevert kjørebevis og en adgangskode de kan oppgi til besøkende. Dette for å skjerme naboeiendommer for uønsket trafikk og parkering, samt for å ivarata sikkerheten til de gående.
Støy
Lydprøver vil bli utført én til to dager i forkant av festivalstart. Dette er sporadisk test av anlegget og vi tilstreber å gjøre dette så skånsomt som mulig. Vi bygger to scener, som plasseres side om side på vestsiden av gressletta, mellom Jotunhallen og svømmehallen. Lyden spiller i østlig retning mot fjellet der veien Grønåsen ender på toppen.
I tillegg til scenehøyttalere, monterer vi opp såkalte delaytårn lenger inne på gressletta for å sikre optimal lytteopplevelse for alle, samt for å unngå at det spilles for høyt fra scenen. Tårnene fordeler dessuten lyden jevnere over området. Produsenten av høyttaleranlegget som benyttes under festivalen, D&B Audiotechnik GmbH i Tyskland, har på forhånd utført beregninger med 3D-verktøy av hvordan lyden vil strømme i terrenget. Selskapet er internasjonalt anerkjent for sin støyfaglige ekspertise. Beregningene viser at noen boliger på toppen av Grønåsen vil kunne oppleve et A-veid lydtrykksnivå (talefrekvensområdet) på rundt 80 dB.
Illustrasjon av støymålinger
Over tid vil samlet påvirkning være betydelig lavere. Selv om vi holder oss innenfor verdiene Helsedirektoratet og kommuneoverlegen i Sandefjord pålegger oss, vil dere som naboer høre festivalen godt, da dette er lyd som ikke er i området til daglig. Vi har gjort vårt beste for å sette sammen et musikkprogram som skal favne bredt, og vi håper det ikke oppfattes som støy, men heller som musikk i deres ører.
Under festivalen blir lyden målt på flere punkter, for å sikre at grenser overholdes. Naturlige målepunkter er teknikernes plass foran scenen og utenfor en av de mest eksponerte naboene i Grønåsen. Vi vurderer fortløpende andre punkter, der det er viktig å vite om lydgjennomtrengningen stemmer i forhold til beregningene som er utført i forkant
Under festivalen
Festivalen åpner for publikum kl. 13.30 begge dager. Eneste inngang for publikum er via Stadionveien og inn på grusbanen. Det er her vi har våre billettsystemer og sikkerhetssjekk. Parken blir stengt for gjennomgang, så naboer på de andre sidene av parken må gå via Nygårdsveien eller Krokomoveien for å komme til inngangen. Vi anmoder om å bruke etablerte veier, og ikke ta snarveier over naboeiendommer.
Slik vil området rundt Bugårdsdammen bli påvirket av By the Pond
Hele Stadionveien blir avgrenset med gjerder, slik at omkringliggende eiendommer skjermes spesielt mot uønsket besøk. Det blir ikke parkering for publikum i Bugårdsparken, men det er noen muligheter til lovlig og trygg parkering i området rundt og på Sandefjord videregående skole. Også ved Jotuns gamle lokaler i Nybyen og Sandefjord sentrum er det mulighet for parkering. Vi oppfordrer publikum til å reise kollektivt. Det er gangavstand fra sentrum til Bugården.
Siste artist skal være ferdig på scenen klokken 23.00. I forkant av dette, forbereder vi utslipp av publikum ved å stenge Krokemoveien fra krysset ved Sportsveien og ned til rundkjøringen ved Meny Stadiontunet for all trafikk unntatt oppsatte busser som skal transportere publikum ut av området. Dette for å sikre fremkommelighet for bussene og nødetatene, samt av sikkerhet for det store antallet fotgjengerne som slippes ut samtidig. Veien stenges fra klokken 22.00, til tiltaket ikke lenger er nødvendig (ca. klokken 00.30). Trafikken vil dirigeres manuelt, og vi anmoder naboer med kjøreseddel til å la bilen stå i dette tidsrommet, dersom mulig. Vi slipper selvsagt gjennom tjenestebiler til hjemmesykepleien o.l., men taxier og alle som skal hente festivalgjengere må gjøre dette lenger unna Bugården.
Sikkerhet og beredskap
Festivalområdet er grundig videoovervåket og i tillegg til en rekke vakter fra selskapet ProSec, er politiet representert med en rekke representanter.
Det er avholdt en rekke møter med nødetatene og beredskapsavdelingen i Sandefjord kommune og sammen har vi lagt solide planer for sikkerhet og beredskap.
Rydding og renhold
Vi har et tett samarbeid med Norsk Gjenvinning og under festivalen plasserer vi rikelig med avfallsdunker langs adkomstveiene. Vi setter også opp toaletter et stykke ned i gatene slik at det er mulig å gjøre sitt fornødne uten å belemre naboene.
På festivalområdet er det vi serverer drikke i, i all vesentlighet av hardplast, og beregnet for å vaske opp og bruke flere ganger. Det er en panteordning på disse, slik at vi minimerer plastsøppel på bakken. Vi serverer fra miljøvennlig pappemballasje, og patruljer hjelper publikum med å holde det ryddig i parken. Vi setter ut askebeger, og oppfordrer røykere og snusere til å bruke disse fremfor å kaste på bakken. Vi plukker selvsagt opp det som havner på bakken før vi forlater Bugården.
Vi skal ta vare på fuglene og det spennende dyrelivet som har etablert seg i parken og rundt dammen. Derfor har vi, i samråd med forvalterne av parken, satt av et eget område fuglene kan trekke seg tilbake og være helt uforstyrret. Her vil verken publikum med billett, eller turgjengere uten billett, ha tilgang under festivalen. Under festivalen er det flere hundre dugnadsarbeidere fra lag og foreninger som bidrar. Flere av disse har sitt virke i Bugården til vanlig, og vi er trygge på at vi sammen skal ta vare på parken og levere den tilbake i god stand etter festivalen.
Parken vil gradvis gjenåpnes etter hvert som vi rigger ned og har ryddet etter oss. Turstien er tilgjengelig for publikum senest tre dager etter festivalen.
Nabokontakt
Selv om mange av oss som står bak festivalen har lang erfaring med festivaler og events, er det helt nytt for oss å gjøre et arrangement av dette formatet i Bugården. Og det er nytt for dere som naboer også. Vi skal følge godt med under festivalen, og gjøre vårt beste for å minimere negativ påvirkning for dere, og sørge for at dette arrangementet blir hyggelig for alle berørte. Vi kommer til å ta kontakt med dere etter festivalen for å høre hvordan det har gått og samle erfaringer. Dersom det skulle være noe mer dere lurer på vil vår nabokontakt Gisle Olsen kunne gi et godt svar.
Kontaktinfo:
gisle@bythepond.no
Tlf.: 416 00 045.
Les også
To dager med sol, vakre minner og musikk!
Praktisk informasjon!